İyi bir stratejik satın alma nasıl yapılmalı?

pt1

Satınalma sürecinin stratejik yönetim içindeki öneminin gün geçtikçe artması, işletmelerin ürün ve hizmet alanlarında dış kaynak kullanımına yönelmelerini beraberinde getiriyor. Peki, giderek önemi artan bu alanda stratejik satınalmayı başarılı kılan etmenler neler? İşte uzman görüşleriyle stratejik satınalma ve yapılması gerekenler…

Satınalma sürecinin stratejik yönetim içindeki önemi gün geçtikçe artarken işletmelerin gerek ürün gerekse hizmet alanlarında dış kaynak kullanımına yönelmeleri firmaların gündemine oturuyor. Stratejik satınalma süreci, uzun vadeli pazar dinamiklerini de göz önünde bulundurarak, sürekli iyileşmeyi hedeflediğinden stratejik plan, şirketin pazar içerisindeki etkisini ve ağırlığını, elde bulunan kaynakları, zamanı, teknolojik yenilikleri takip ediyor ve bilgileri doğru kullanıyor. Bu nedenle etkili, verimli, performansı yüksek, düşük maliyette ve en iyi ihale uygulamalarını sağlayacak rekabetçi bir satınalma tasarım ve yönetim süreciyle çözümleri üretmek oldukça önem kazanıyor. Bu da iyi bir “stratejik satınalma nasıl yapılmalı?” sorusunu akıllara getiriyor. İşte uzman görüşleriyle stratejik satınalma ve yapılması gerekenler…

Satınalma prensipleri iç ve dış müşteriye hissettirilmeli

Gelişmiş ülkelerde oldukça yaygın olan ortak satınalma organizasyonlarının hem şirketler arası sinerjiyi geliştirdiğini hem de şirketlerin satınaldığı mal ve hizmetlerle satınalma personel kadrosu maliyetlerini minimize eden bir görev üstlendiğini belirten OSO Ortak Satınalma Organizasyonu Elektronik Ticaret Veri ve İletişim Hizmetleri A.Ş Yönetim Kurulu Üyesi ve Genel Müdürü Suat Sarı, “Kuşkusuz birlikte yapılan satınalmalardan elde edilen mali verimlilik ortak satın almanın lokomotif gücünü oluşturuyor. Tüm iş ilişkileri mali ve idari bazda icra edilirken, yapılması gereken en önemli unsur çalışanlar ve şirket prensiplerinin konuya kurumsal yaklaşmalardan oluşuyor. Stratejik kurumsal bakış, satınalma prensiplerinin çalışanların bireysel üstünlükleri yerine, kurumun güvenilirliği ve iş yapma şekliyle belirlenmesi ve iç ve dış müşterilere bunun hissettirilmesi gerekiyor” diyor.

Orta ve kısa vadeli dinamikler verimliliği artırıyor

Stratejik satınalmayı teorik olarak “tedarik aktivitelerinin düzenli bir yaklaşım çerçevesinde, daimi olarak değerlendirilmesi ve geliştirilmesi süreçlerinin tümü” olarak tanımlayan Sarı, satınalma prensip ve yöntemleriyle sürdürülebilir kar ve zaman kazancı sağlamak için optimum yolları bulmak için çalışılan firmalarla iletişimi kuvvetlendirmek ve bir prosedür takip etmenin stratejik satınalmanın en önemli kurallarından biri olduğunu da sözlerine ekliyor. Orta ve kısa vadeli pazar dinamiklerini göz önünde bulundurarak sürekli iyileştirmeyi ve verimliliği arttırmayı hedefleyen stratejik satınalmanın kapsamlarını da anlatan Sarı, “Stratejik satınalmanın içeriğinde kapsam, süreç, uygulama, planlama, yöntem, prosedür, politika, strateji, amaç, hedef, maliyet ve finans yönetimi gibi argümanlar olup, satın alma; ihtiyacının belirlenmesi, planlaması, kontratı, idaresi ve kapatılmasından oluşan ‘beş’ fazlı bir yol izlenmeli” diyor.

Satınalma değer zinciri yedi faaliyet alanından oluşuyor

“Satınalma değer zincirine uçtan uca baktığımızda iki ana grupta toplanmış yedi faaliyet alanı gözükür. Bu iki ana grup stratejik satınalma ve operasyonel satınalma olarak ifade edilir” diyerek sözlerine başlayan Zer A.Ş. Genel Müdürü Aykut Özüner, stratejik satınalmayı şirketin harcama analiziyle başlayan, tedarikçi portföyü yönetimiyle devam eden sonrasında satınalma müzakeresi ve sözleşmenin kurulumuyla tamamlanan dört aşamalı faaliyetler bütününün genel adı olarak ifade ediyor ve ekliyor “Bu faaliyetler sonrasında operasyonel satılmanın sipariş, tedarik ve fatura/ödeme döngüsü başlar.”

Süreçler etkin ve şeffaf olmalı

Satınalma dış kaynak şirketleri, alıcı firmalara üç açıdan önemli fayda sağladığına da değinen Özüner, bu faydaları “Satınalma değer zincirindeki tüm faydanın uzman satınalma personeli tarafından şirketlere aktarılması, kategori uzmanlıkları sayesinde her alım türünde tüm piyasa bilgisinin ve risklerin etkin bir şekilde yönetilmesi, satınalmaya özgün teknolojilerin kullanımıyla süreçlerin etkin ve şeffaf yönetilmesi” olarak sıralıyor. “Kurumsal büyük şirketlerde ilgili departmanlar (ilgili ürün ve hizmetin kullanıcısı) ve satınalma organizasyonları ürün tedarik stratejilerini beraber belirlemekte, daha küçük veya aile şirketlerinde ise patronlar ya da genel müdürlerin kendi himayelerinde tuttukları bir yapıda ilerliyor” diyerek sözlerini sürdürüyor.

 

Stratejik satınalmanın kriterleri

pt2

Stratejik satınalma sü­reçlerinin her aşamasında farklı kriterler göz önünde bulundurularak fayda mak­simize edilmesi gerektiğini belirten Zer A.Ş. Genel Müdürü Aykut Özüner, bu kriterleri şöyle sıralıyor;

Masraf analizi: Satınalma kategorilerinin alım türü bazında belirlenmesi, bu alım türlerine yönelik tedarik stratejilerinin ve uy­gulayıcılarının belirlenmesi, harcamaların lokasyonlar bazında analizi ve optimi­zasyonu gibi faktörler öne çıkıyor.

Tedarikçi portföyü yöne­timi: Alım türleri bazında tedarikçi havuzunun oluşturulması, tedarikçilerin hangi kriterlerle havuza dahil edileceği, performans­larının nasıl ölçüleceği ve değerlendirileceği konula­rının etkin yönetiminden oluşuyor.

Satınalma müzakeresi: Alım koşullarının ilanı, tedarik­çilerden ön teklif alınması, farklı ihtiyaçlara göre ihale kurgusunun oluşturulması ve sonuç bildirimiyle bu süreçteki faaliyetler hayata geçiyor.

Sözleşme yönetimi: Sa­tınalma kararı oluştuktan sonra tedarikçi firmalarla şartların yazılı hale geldiği sözleşmenin oluşturulması ve yönetilmesi süreci.

 

Tedarikçiye yatırım geleceğe yatırımdır

Suat Sarı – OSO Ortak Satınalma Organizasyonu Elektronik Ticaret Veri ve İletişim Hizmetleri A.Ş Yönetim Kurulu Üyesi/Genel Müdür

suat

“Stratejik satınalmada, tedarikçi yönetimi için tedarikçi performans ölçüm ve değerlendirmesi son derece önemli. Bu, sistemi kurumsallaşma yolunda mutlaka kurulması ve etkin bir şekilde işletilmesi gereken bir zorunluluk. Bunun için mutlaka fiyat, kalite, tedarikçi çalışanına kolay ulaşabilme, siparişi verilen malzemelerin zamanında ve istenen miktarlarda yapılması vs. tedarikçi anahtar performans göstergeleri belirlenmeli, periyotlar halinde ölçümlenip raporlanmalıdır.

 

Uçtan uca hizmet sunuyoruz

Aykut Özüner – Zer A.Ş. Genel Müdürü

Zer

“Stratejik satınalma faaliyetlerinin uzman dış kaynak şirketleri üzerinden hizmet olarak alınması, şirketleri en verimli duruma getirecek yapıyı oluşturuyor. Zer olarak bizim en önemli yetkinliklerimizden birisi ön teklif ve e-ihale süreçlerinde yılların deneyimiyle tasarlanmış teknoloji platformlarını uçtan uca hizmet paketimiz içerisinde sunuyor olmamız. Bu hizmetleri hem self servis hem de yönetilen hizmet olarak müşterilerimize sağlayabiliriz.”

 

Bir Cevap Yazın